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26个成为电子表格专家的Excel技巧

必威betwayapp的这款程序可以在电子表格中实现几乎所有的功能. 通过这些技巧,你很快就能成为办公室Excel专家.

By 埃里克·格里菲思

我的经验

我一直在写关于电脑的文章, 互联网, 从事专业技术工作30年, 超过一半的时间是用个人电脑. 我负责几个特别项目,包括“读者选择”和“商业选择”调查, 以及每年覆盖最快的isp和最好的游戏isp. 我在家里工作,早在流行病流行之前就这样做了.

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有很多, 在地球上很少有人能说他们完全掌握了每一件复杂的小事情 Microsoft Excel(在一个新窗口中打开). 它是世界上第一个电子表格应用程序, 作为行业标准已经超过35年了, 取代了曾经备受尊崇的莲花1-2-3, 这是20世纪80年代pc上的第一个杀手级应用.

必威betwayappExcel作为电子表格的主导地位还有待真正的检验,当然不是Corel的 四轮驱动系统专业 (至今仍在销售 完美文书办公室(在一个新窗口中打开)的开源工具 LibreOffice,甚至谷歌  (谷歌Drive的电子表格部分).

这是有原因的. Excel不仅仅是一个每个人都知道的品牌:它是强大的. 它能做到电子表格中所要求的一切. 当前的Excel版本,可在 Microsoft Office 2019 作为 必威betwayapp365订阅 和其他方法,是个人电脑编辑的选择.

不仅仅是数字. 很多人用数据填充Excel看似无限的网格, 使用它作为平面文件数据库. 它可以成为一个相对有效的联系经理或成熟的客户关系经理. 看到人们把它用作文字处理器并不那么令人震惊, 尽管必威betwayapp的Word软件通常就在旁边. 这还没有提到它可以根据正确(甚至错误)生成的几乎无限多的优秀图表!)数据.

几乎每个Excel用户都有一个共同点:知识不够. 有很多方法可以把数字切成小块, 给数据一个新的外观, 和更多的, 要一一清点是不可能的. 整本书都是关于这个话题的. 不过,掌握一些更有趣、更复杂的技巧是很容易的,它们将使您使用该程序的时间更容易一些, 这会让你看起来像个高科技电子表格专家. 所以,要想在excel中表现出色,就要认真学习这些技巧.

将单元格绘制为新格式

将单元格绘制为新格式

假设你改变的不仅仅是细胞的包装, 还有整个造型——字体, 的颜色, 无论. 你想把它应用到很多很多其他的细胞上. 诀窍在于 格式刷 工具,它在首页选项卡上,看起来像一个油漆刷.

选择你喜欢的销售, 点击图标,然后单击另一个单元格绘制格式—它们将在外观上匹配,而不是在内容上. 希望将其应用到多个选项卡? 双击 油漆刷图标,然后单击多个单元格.

换行和换行文本

换行和换行文本

在电子表格单元格中输入可能会令人沮丧, 默认情况下,你输入的文本将永远继续, 不需要回换行. 你可以改变这一点. 通过键入创建新行 Alt + Enter (只按回车键就会离开单元格). 或单击 “文本绕行”选项 在屏幕顶部的首页选项卡下, 也就是说所有的文本都是在你所在牢房的边缘换行的. 调整行/列的大小,文本将重新换行以适应.

如果有多个文本溢出的单元格,请在单击“绕行文本”之前全部选中它们. 或者,在输入单元格之前选择所有单元格,然后单击“绕行文本”. 那么无论你输入什么,将来都会被包装起来.

自动填充单元格

自动填充

这是显而易见的,但却很容易被忽视. 你开始输入一系列重复的东西,比如日期(1/1/20,1/2/20,1/3/20等).),你知道你将度过漫长的一天. 而不是, 开始这个系列,并将光标移动到屏幕上最后一个单元格的右下方——填充句柄. 当它变成加号(+),点击并向下拖动以选择所有你需要填写的单元格. 它们会神奇地按照你开始的模式填充. 它还可以在一列中向上移动,或者在一行中向左或向右移动.

甚至更好——你可以自动填充没有太多的模式. 同样,选择一个或多个单元格,移动到填充句柄,右击并拖动. 你会看到一个选项菜单. 一开始输入的数据越多, 填充系列选项在创建自动填充选项时会做得越好. 看看 本Microsoft教程(在一个新窗口中打开).

闪光填充,最快填充活着

Flash填补

Flash填补会根据它在第一列中看到的数据模式巧妙地填充一列(如果顶部行是唯一的标题行,它会有所帮助). 例如, 如果第一列是格式化为“2125034111”的所有电话号码,并且您希望它们看起来都像“(212)-503-4111”,开始打字. 在第二个单元格中,Excel应该能够识别模式并显示它认为您想要的内容. 只要按回车键就可以使用它们.

这个方法适用于数字、姓名、日期等. 如果第二个单元格不能给出准确的范围, 再输入一些——模式可能很难识别. 然后转到Data选项卡,点击Flash填补按钮. 看看 本Microsoft教程(在一个新窗口中打开) 更多的.

Ctrl + Shift到选择

Ctrl + Shift到选择
图片来源:xuuxuu from Pixabay

有比使用鼠标和拖动光标更快的方法来选择数据集, 特别是在包含数十万行或列的电子表格中. 单击要选择的第一个单元格并按住 Ctrl + Shift,然后按 向下的箭头 要获得下面一列中的所有数据, 向上箭头键 要得到上面所有的数据,或者 左箭头或右箭头 把所有的东西放在一行(当然是左边或右边). 结合方向, 你可以得到一整个列也可以得到左边或右边的所有行. 它只会选择有数据的单元格(甚至是不可见的数据).

如果你使用 Ctrl + Shift +结束, 光标将跳转到右下角有数据的单元格, 选择中间的一切, 即使是空白单元格. 因此,如果光标位于左上角单元格(A1),这就是一切.

Ctrl + Shift + * (星号)可能更快, 因为它将选择单元格的整个连续数据集, 但会在空白的单元格处停止.

文本到列

文本到列

假设你有一个列满了名字, 第一,倒数第二, 但是你需要两列将它们分开. 选择数据,然后在 Data 选项卡(在顶部)单击 文本到列. 选择用分隔符(基于空格或逗号—对于CSV数据值非常有用)或用固定宽度分隔它们. 当所有数据都塞进第一列时,使用固定宽度, 但是用固定数量的空格或句号隔开. 剩下的就像魔术一样,对某些数字有额外的选择.

粘贴特殊转置

粘贴特殊转置

你有一堆行. 你希望它们是列. 反之亦然. 一个细胞一个细胞地移动东西你会发疯的. 复制该数据,选择 选择性粘贴,查看 转置盒,然后单击确定粘贴到不同的方向. 列变成行,行变成列.

多个单元,相同的数据

多个单元,相同的数据

出于某种原因,您可能不得不在工作表的单元格中反复编写相同的内容. 这是痛苦的. 只需单击整个单元格集, 要么通过拖动光标, 或者按住Ctrl键点击每一个. 在最后一个单元格输入,然后点击 按Ctrl + Enter (不仅仅是回车)-你输入的内容会进入所选的每个单元格.

这也适用于公式, 并将更改单元格引用以处理其他单元格所在的行/列.

专用公式粘贴

专用公式粘贴

假设你有一大堆十进制格式的数字你想以百分比的形式显示. 问题是, 数字1不应该是100%, 但这是Excel提供给你的,如果你点击% Style按钮(或点击 Ctrl-Shift - %).

你想让这个1等于1%. 所以要除以100. 这就是选择性粘贴发挥作用的地方.

首先,在一个单元格中键入100并复制它. 然后,选择所有你想要重新格式化的数字,选择 选择性粘贴,按“单选按钮,然后 炸药爆炸了你已经把数字转换成百分比了. 显然,这也适用于立即加减乘数.

在图表中使用图形

在图表中使用图形

您可以在Excel图表的任何元素中放入图形. 任何 元素. 每个酒吧,一块馅饼,等等.,可以支撑自己的形象. 例如, 以上, 饼图上有一面南达科他州的国旗(通过选择切片放置), 使用 系列选项 飞出菜单,选择图片或纹理填充),加上一个嵌入的个人电脑标志(放置在 插入标签的图片按钮). 你甚至可以用"没有填满这就导致了那片缺失的食物.

剪贴艺术可以剪切和粘贴到一个元素-美元的钞票显示花费的美元, 滴水是管道费用, 诸如此类的事情. 混合和匹配过多的图形元素会导致无法阅读, 但你拥有的选择值得你在数字上进行一些修补. 在你使用它们之前,让你的常驻平面设计师检查一下.

将图表保存为模板

将图表保存为模板

Excel的图表种类比吉米·卡特的还多, 但是几乎不可能为你的演示找到一个完美的默认图表. 值得庆幸的是,Excel自定义所有图表的能力堪称典范. 但当你不得不这样做的时候 re创造一个,那是一种痛苦. 这不是必须的. 将原始图表保存为模板.

一旦图表完善, 右键单击 在它上面. Select 另存为模板. 将带有CRTX扩展名的文件保存在默认的microsoftexceltemplates文件夹中. 一旦完成,应用模板就很简单了. 选择要绘制图表的数据,然后转到 插入选项卡,点击 推荐的图表,然后 所有的图表 选项卡和 模板文件夹. 在My Templates框中,选择要应用的模板,然后单击 OK.

一些元素, 就像传说和标题中的实际文本一样, 除非它们是所选数据的一部分,否则不会翻译. 您将得到所有的字体和颜色选择, 嵌入式图形, 甚至连系列选项(如投影或图表元素周围的辉光)也不例外。.

跨工作表使用单元格

跨工作表使用单元格

这一个, 叫做3D求和, 当工作簿中有多个具有相同基本布局的工作表时有效, 说季度报表或年度报表. 例如,在单元格B3中,您总是有相同时间内相应一周的美元金额.

在工作簿中的新工作表上,找到一个单元格并键入公式,如=sum('Y1:Y10')!B3). 这表示所有标题为Y1到Y10的表的SUM公式(相加), 观察每个单元格B3. 结果将是所有10年的总和. 这是制作一个参考不断变化的数据的主电子表格的好方法.

藏在众目睽睽之下

藏在众目睽睽之下

隐藏一行或一列很容易——只需点击字母或数字标题来选择整个内容, 右键单击, 然后选择隐藏.(你可以通过同时选择两边的所有列来解除隐藏, 右击, 并选择“取消隐藏”). 但是,如果您想隐藏一小部分放置不方便的数据,该怎么办呢, 但你还是希望能够? 容易. 突出显示单元格,右键单击并选择 格式的细胞. 在 标签数量 在顶部,转到 类别 然后选择"自定义.键入三个分号(;;;). 单击OK. 现在这些数字不可见了,但你仍然可以在公式中使用它们.

隐藏一整张纸

隐藏一整张纸

你的典型Excel工作簿——你正在工作的文件——可以加载大量的工作表(每个工作表由底部的选项卡指示, 你能说出名字). 你可以把床单藏起来, 而不是删除它, 使它的数据仍然可用,不仅供参考, 也可以用在其他表格上的公式. 右键单击底部工作表选项卡并选择 隐藏. 当你需要再次找到它时,你必须去 视图选项卡 在顶部,单击 取消隐藏,并从弹出的列表中选择工作表名称.

还有一个 “视图”标签菜单上的“隐藏”按钮 在上面. 当你点击它会发生什么? It 隐藏了 整个工作簿 你使用. 看起来你关闭了文件,但Excel还在运行. 当您关闭程序时,它会询问您是否要将更改保存到隐藏工作簿. 当你打开文件的时候, Excel会给你一个空白的工作簿,直到你再次点击取消隐藏.

使用个人工作簿宏

使用个人工作簿宏

取消隐藏整个工作簿时, 你可能会看到一个你不知道你隐藏了的工作簿:Personal.XLSB文件. This is actu所有y the personal workbook Excel created for you; it's opened as a hidden workbook every time Excel starts. 使用它的原因? .

当您创建宏时, 它不能在你默认创建的每一个电子表格上工作(就像它在Microsoft Word中一样)-宏被绑定到创建它的工作簿中. 但是,如果将宏存储在Personal.XLSB,它 在所有的电子表格文件中随时可用.

窍门是,当你在“存储宏”字段中记录宏时, 选择“个人宏工作簿”." (通过打开“开发者”选项卡来记录一个宏 文件选项卡中,选择 选项,点击 定制的丝带,然后在 主要的标签 箱,检查 开发人员,点击 OK.)

主! 主!

主! 主!

关于数据透视表已经有很多书了. 它们是您庞大数据集合的摘要,这使得基于您的参考点解析信息更加容易. 例如, 如果你得到了所有学生一整年所有考试的全部成绩, 数据透视表可以帮助你把范围缩小到一个月的一个学生. 任何拥有大数据的人都应该去玩它们(先制作一份原始数据的副本来玩).

要创建一个, 检查所有的列和行是否按其应有的方式命名, 然后选择 数据透视表 在 插入选项卡. 更好的是,试试 推荐的数据透视表 选项,看看Excel能否为你选择合适的类型. 或者试试 主Chart,它创建了一个包含图表的数据透视表,以使其更容易理解.


有条件格式

有条件格式

看着大量的数据,想知道重点在哪里? 谁的分数最高(或最低),前五名是什么,等等.? Excel的 条件格式 从在高光处设置边框到对整个表格进行颜色编码,所有的事情都要做吗. 它甚至会在每个单元格中建立一个图表,这样你一眼就可以看到数字范围的顶部和底部. (上图, 最快的数字用绿色表示, 停红中最低的, 中间有一个频谱.)使用highlight Cells Rules子菜单创建更多的规则来查找东西, 例如包含特定单词字符串的文本, 反复出现的日期, 重复的值, 等. 甚至还有一个大于/小于选项,这样你就可以比较数字的变化.

验证数据以生成下拉列表

验证数据以生成下拉列表

创建电子表格供他人使用? 如果你想创建一个下拉菜单的选择使用在特定的单元格(所以他们不会搞砸它!),这很容易. 突出显示单元格,转到 Data选项卡,单击 数据验证. 在“允许:选择”下列表.然后在“来源:”一栏, 键入一个列表,选项之间用逗号分隔. Or, 单击Source字段旁边的按钮,然后返回到同一个工作表中选择一个数据序列——这是处理大型列表的最佳方法. 你可以稍后隐藏这些数据,它仍然可以工作. 数据验证也是一种限制输入数据的好方法——例如, 给出一个日期范围, 人们不能在你指定的日期之前或之后输入任何日期. 您甚至可以创建他们将看到的错误消息.

截图插入

截图插入

Excel可以非常容易地截取桌面任何其他开放程序的截图,并将其插入到工作表中. 只要去 插入 选项卡上,选择 截图你会看到一个下拉菜单,显示所有打开程序的缩略图. 选择一个以插入全尺寸图像. 根据您的需要调整大小.

插入Excel数据到Word

插入Excel数据到Word

35年前, 在Office套件的世界里,把Excel中的数据放到Word或PowerPoint中是一件令人兴奋的事情. 今天,这没什么大不了的. 无论你使用的是数据单元格还是完整的图形图表, 复制粘贴到另一个程序中. 需要注意的是,这是一个链接和-embed 过程—如果更改了电子表格中的数据, 它会在Word DOC或PowerPoint PPT中改变, 太. 如果你不想这样,把它粘贴为图形. 使用Word自己的粘贴专用工具. 或者,从Excel中提取时,到 家选项卡 在顶部,选择 复制菜单,并使用 复制为图片 option. 然后你可以将图形粘贴到任何程序中.

使用$来防止移位

使用$来防止移位

当您编写公式时,您通过单元格的位置引用单元格,例如A1. 如果你复制一个公式并把它粘贴在下一个单元格里, Excel会移动引用的单元格, 所以它会写成A2. 为了防止移动,请使用美元符号($). 键入$A1并将其剪切并粘贴到一个新单元格中, 例如, which prevents a shift in the column (A); A$1 prevents the shift in the row (1), $A$1在复制公式时防止任何方向的移位变化.

当您在一大堆公式中使用单个单元格时,这非常方便. 假设所有数都除以100. 可以写成=(A1/100), 但这意味着你不能轻易地改变100. 把100放到单元格B1,然后用=(A1/B1)但当你把它剪切粘贴下来的时候, 它变成=(A2/B2), 然后= (A3 / B3), 等. $修复了:=(A1/$B$1)可以向下剪切和粘贴,但$B$1引用永远不会改变的问题. 然后,您可以根据需要更改单元格中的100值,以试验其他更改.

执行快速分析

执行快速分析

如果你不知道你想在Excel中应用什么信息, 尝试快速分析菜单来快速浏览选项. 选择数据并单击 快速分析 出现在右下方的方框. 你会看到一个弹出的菜单,上面有快速应用条件格式的选项, 创建图表, 处理总量, 显示微线图, 和更多的.

伟大的Excel快捷键

伟大的Excel快捷键

和其他伟大的软件一样,Excel有许多优秀的快捷键. 这里有一些最好的.

Ctrl +; 插入今天的日期.
Ctrl + Shift +:插入当前时间(冒号是时钟的读数,比如12:00).
Ctrl + Shift + #-更改日期格式.
Ctrl + 5-对单元格中的文本执行删除操作.
Ctrl + 0—隐藏当前列.
Ctrl + 9-隐藏当前行.
Ctrl + F6-在打开的工作簿之间切换(即在不同的窗口中打开Excel文件).
Ctrl +”-这是重音符号,往上1键. 此组合将切换工作表中的视图以显示 所有 公式.
Ctrl+PageUp或PageDown-在当前打开的工作簿的工作表之间快速切换.
F2-开始编辑当前选中的单元格(比双击快得多).
Shift + F10打开你所在单元格的右键菜单.

无需公式快速添加

无需公式快速添加

在你想快速计算的电子表格里有一些数字, 而不需要切换到一个新的单元格并创建一个SUM公式? Excel现在提供了一种快速的方法. 点击第一个单元格, 按住Ctrl键,然后单击第二个单元格. 看看 状态栏 在底部,您将看到为您计算的单元格的总和.

保持你的手指按Ctrl键并点击任意多的单元格, 状态栏将继续显示所有单元格的总和. (点击以字母/单词为内容的单元格,它将被忽略.)更好, 右键单击状态栏,得到自定义状态栏菜单,您可以选择添加其他元素,可以像这样快速计算, 例如查看您点击的单元格的平均值或计数(或数值计数), 这是你点击的实际有数字的单元格的数量).

冻结滚动头文件

冻结滚动头文件

处理电子表格中的大量数据集是很困难的, 特别是当您向上/向下或向左/向右滚动时,行和列可能很难跟踪. 如果你有标题行或列,有一个简单的技巧, 第一行/列有描述符的位置. 当你滚动的时候,把它冻结, 该行和/或列(或多行和/或列)不移动.

视图选项卡 然后寻找 冻结窗格. 您可以很容易地冻结顶部行(选择 冻结顶部行)或第一列(选择 冻结第一列). 通过单击B2上的单元格并进行选择,可以同时完成这两项操作 冻结窗格. 这是它的乐趣-选择任何其他单元格,并冻结上面和左边的所有窗格. 例如,选择单元格C3,上面的两行和左边的两列将不会滚动. 你可以在上面的截图中看到,用深色的网格线表示.

当你想摆脱冻结,你可以选择 解冻窗格 从菜单上.

第二视图的新窗口

第二视图的新窗口

电子表格可能非常庞大, 而且你可能不得不在似乎同时与电子表格的不同区域进行交互, 比如从顶部到底部一遍又一遍地剪切和粘贴信息. 如果是成千上万的细胞,滚动可能会让你感到恶心. 或者,您可以在桌面上打开第二个窗口,看到完全相同的电子表格视图. 很容易. 在 视图选项卡,点击 新窗口. 你亦可按 安排所有 以一种适合你的方式在屏幕上排列它们. 你可以看到它们水平排列在上面. 然后,在一个窗口的单元格中键入一些内容,就可以看到它出现在另一个窗口中. 如果你有双显示器,这个技巧特别方便.

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